Polityka prywatności

1. Zakres dokumentu

Niniejsza Polityka opisuje przetwarzanie danych osobowych związane z korzystaniem z minkby.com, kontaktem z Minkby, przygotowaniem oferty, relacjami z kontrahentami i obsługą roszczeń. Odrębna polityka dotyczy aplikacji Utrwal.app.

Aktualna wersja Serwisu nie zawiera kont użytkowników, newslettera, panelu klienta, płatności, reklam ani formularza kontaktowego. Kontakt odbywa się przez e-mail, telefon lub inny kanał wybrany przez użytkownika. Jeżeli funkcje te zostaną dodane, Polityka musi zostać zaktualizowana przed ich uruchomieniem.

2. Administrator danych

Administratorem danych jest:

MINKBY PROSTA SPÓŁKA AKCYJNA
ul. Dworna 46A, 30-244 Kraków, Polska
KRS 0001141752, NIP 6772518906
e-mail: [email protected]
telefon: +48 574 775 904

Kontakt w sprawach ochrony danych: [email protected].

Inspektor ochrony danych: nie wyznaczono.

3. Najważniejsze zasady

Minkby przetwarza dane zgodnie z zasadami legalności, rzetelności, przejrzystości, ograniczenia celu, minimalizacji, prawidłowości, ograniczenia przechowywania, integralności i poufności. Dane nie są sprzedawane. Serwis nie wykorzystuje danych do reklamy behawioralnej ani śledzenia użytkowników pomiędzy usługami.

4. Kategorie osób i danych

W zależności od relacji Minkby może przetwarzać dane:

użytkowników Serwisu — adres IP, czas żądania, żądany adres, nagłówki HTTP, typ przeglądarki i urządzenia, kod odpowiedzi, informacje bezpieczeństwa;
osób kontaktujących się — imię i nazwisko, e-mail, telefon, firma, stanowisko, treść wiadomości, metadane korespondencji i załączniki;
potencjalnych klientów i kontrahentów — dane kontaktowe, informacje o potrzebach, budżecie, projekcie, negocjacjach i źródle zapytania;
klientów i dostawców — dane niezbędne do zawarcia i wykonania umowy, rozliczeń, księgowości, bezpieczeństwa i dochodzenia roszczeń;
pracowników, współpracowników i reprezentantów kontrahenta — imię, nazwisko, służbowe dane kontaktowe, stanowisko, umocowanie i treść komunikacji;
osób zgłaszających naruszenie — dane zawarte w zgłoszeniu, informacje techniczne i dowody przekazane dobrowolnie.

Minkby nie prosi za pośrednictwem Serwisu o szczególne kategorie danych, dane medyczne, dokumenty tożsamości ani pełne dane płatnicze. Nie należy ich przesyłać, chyba że jest to bezwzględnie konieczne i uzgodnione bezpiecznym kanałem.

5. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania

Cel	Kategorie danych	Podstawa prawna	Okres przechowywania
Dostarczenie Serwisu i transmisja treści	dane techniczne niezbędne do połączenia	art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes polegający na udostępnieniu i prawidłowym działaniu Serwisu	dane transmisyjne przez czas połączenia; logi: Logi techniczne pozostające pod kontrolą administratora są przechowywane nie dłużej niż przez 30 dni. Mogą być przechowywane dłużej wyłącznie w zakresie niezbędnym do wyjaśnienia incydentu bezpieczeństwa, ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń albo wykonania obowiązku prawnego. Niezależnie od tego dostawcy infrastruktury mogą przechowywać własne logi techniczne przez okresy wynikające z parametrów ich usług, umów i dokumentacji.
Bezpieczeństwo, wykrywanie nadużyć, diagnostyka i kopie zapasowe	IP, czas, URL, nagłówki, identyfikatory zdarzeń, logi błędów	art. 6 ust. 1 lit. f RODO — ochrona systemów, użytkowników i dowodów	Logi techniczne pozostające pod kontrolą administratora są przechowywane nie dłużej niż przez 30 dni. Mogą być przechowywane dłużej wyłącznie w zakresie niezbędnym do wyjaśnienia incydentu bezpieczeństwa, ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń albo wykonania obowiązku prawnego. Niezależnie od tego dostawcy infrastruktury mogą przechowywać własne logi techniczne przez okresy wynikające z parametrów ich usług, umów i dokumentacji.; dłużej tylko dla konkretnego incydentu lub roszczenia
Odpowiedź na zapytanie niezwiązane jeszcze z umową	dane kontaktowe i treść korespondencji	art. 6 ust. 1 lit. f RODO — komunikacja i obsługa zapytań	do zakończenia sprawy, następnie Dane zawarte w korespondencji są przechowywane przez czas niezbędny do udzielenia odpowiedzi i zakończenia sprawy, a następnie do końca roku kalendarzowego, w którym upływa właściwy termin przedawnienia roszczeń. Co do zasady termin ten wynosi trzy lata dla roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej oraz sześć lat dla pozostałych roszczeń, chyba że przepis szczególny przewiduje inny okres. Dane objęte obowiązkami rachunkowymi, podatkowymi lub innymi obowiązkami ustawowymi są przechowywane przez okres wymagany prawem. albo do skutecznego sprzeciwu, jeśli nie ma innej podstawy
Działania na żądanie osoby przed zawarciem umowy	dane oferty, kontakt i ustalenia	art. 6 ust. 1 lit. b RODO	przez czas negocjacji, a następnie do upływu okresu niezbędnego do wykazania ustaleń i przedawnienia roszczeń
Zawarcie i wykonanie umowy z osobą fizyczną	dane umowne, kontaktowe, rozliczeniowe	art. 6 ust. 1 lit. b RODO	przez czas umowy, następnie zgodnie z obowiązkami prawnymi i terminami roszczeń
Kontakt z przedstawicielem osoby prawnej lub innej organizacji	dane służbowe, rola, komunikacja	art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawidłowa realizacja relacji z kontrahentem	przez czas relacji i następnie do upływu odpowiednich terminów roszczeń
Księgowość, podatki, dokumentacja korporacyjna i obowiązki prawne	dane na fakturach, umowach i dowodach księgowych	art. 6 ust. 1 lit. c RODO	przez okres wymagany przepisami podatkowymi, rachunkowymi i korporacyjnymi
Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń	dane związane ze zdarzeniem i komunikacją	art. 6 ust. 1 lit. f RODO — ochrona praw Minkby i osób trzecich	do prawomocnego zakończenia sprawy i upływu terminów przedawnienia, z uwzględnieniem okresów archiwizacji
Marketing własnych podobnych usług kierowany do istniejącej relacji	podstawowe dane kontaktowe i historia relacji	art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a dla użycia kanału elektronicznego także uprzednia zgoda, gdy wymaga jej PKE	do sprzeciwu, cofnięcia zgody lub zakończenia uzasadnionej relacji; aktualnie Serwis nie prowadzi newslettera
Wykonanie żądań dotyczących praw RODO	dane identyfikacyjne, treść żądania, sposób weryfikacji	art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO — wykazanie rozliczalności	przez okres potrzebny do obsługi żądania i wykazania jego wykonania, co do zasady do upływu terminów roszczeń

Okres może zostać wydłużony, gdy dane są potrzebne do toczącego się postępowania, zabezpieczenia dowodu, wykonania decyzji organu lub ochrony przed nadużyciem. Po upływie celu dane są usuwane, anonimizowane albo objęte ograniczeniem dostępu, jeżeli dalsze przechowywanie wynika z prawa.

6. Logi serwera

Dostawca hostingu lub CDN może automatycznie tworzyć logi połączeń. Logi mogą zawierać adres IP, datę i czas, URL, metodę żądania, informacje o przeglądarce, adres odsyłający i kod odpowiedzi.
Logi służą transmisji strony, bilansowaniu ruchu, ochronie przed atakami, analizie awarii i wykazaniu incydentów.
Log serwera nie jest tym samym co plik cookie, choć oba mechanizmy mogą podlegać przepisom o prywatności.
Infrastruktura Serwisu: hosting źródłowy: Vercel Inc. (Stany Zjednoczone oraz inne państwa, w których Vercel i jego podwykonawcy prowadzą operacje przetwarzania danych); DNS, reverse proxy, CDN i ochrona ruchu: Cloudflare, Inc. (Stany Zjednoczone oraz inne państwa, w których działa globalna infrastruktura Cloudflare). Retencja logów: Logi techniczne pozostające pod kontrolą administratora są przechowywane nie dłużej niż przez 30 dni. Mogą być przechowywane dłużej wyłącznie w zakresie niezbędnym do wyjaśnienia incydentu bezpieczeństwa, ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń albo wykonania obowiązku prawnego. Niezależnie od tego dostawcy infrastruktury mogą przechowywać własne logi techniczne przez okresy wynikające z parametrów ich usług, umów i dokumentacji..

7. Korespondencja i dane przekazane dobrowolnie

Wysyłając wiadomość, użytkownik decyduje o jej treści. Należy przekazać wyłącznie informacje konieczne do sprawy.
Jeżeli wiadomość prowadzi do zawarcia umowy, dane mogą zostać włączone do dokumentacji klienta, projektu, księgowości lub systemu zarządzania zadaniami.
Jeżeli użytkownik przesyła dane innej osoby, powinien mieć podstawę do ich przekazania i — gdy jest to wymagane — poinformować tę osobę o Minkby.
Dostawca poczty: OVHcloud (Unia Europejska; dokładna lokalizacja infrastruktury zależy od wariantu usługi wybranego w panelu OVHcloud). Retencja i kopie: Dane zawarte w korespondencji są przechowywane przez czas niezbędny do udzielenia odpowiedzi i zakończenia sprawy, a następnie do końca roku kalendarzowego, w którym upływa właściwy termin przedawnienia roszczeń. Co do zasady termin ten wynosi trzy lata dla roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej oraz sześć lat dla pozostałych roszczeń, chyba że przepis szczególny przewiduje inny okres. Dane objęte obowiązkami rachunkowymi, podatkowymi lub innymi obowiązkami ustawowymi są przechowywane przez okres wymagany prawem..

8. Dane otrzymane niebezpośrednio — informacja z art. 14 RODO

Jeżeli Minkby otrzyma dane przedstawiciela, pracownika lub współpracownika od jego pracodawcy, kontrahenta, osoby polecającej albo z publicznego rejestru, źródłem danych jest ten podmiot lub rejestr. Przetwarzane są zwykle dane identyfikacyjne, służbowe dane kontaktowe, stanowisko, rola i umocowanie. Celem jest nawiązanie lub realizacja relacji gospodarczej, weryfikacja reprezentacji, komunikacja i ochrona roszczeń, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a gdy wymagają tego przepisy — art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Pozostałe informacje o odbiorcach, okresach i prawach są takie jak w niniejszej Polityce.

9. Odbiorcy danych

Dane mogą być udostępniane wyłącznie w zakresie koniecznym:

dostawcy infrastruktury hostingu, DNS, reverse proxy, CDN i ochrony ruchu: hosting źródłowy: Vercel Inc. (Stany Zjednoczone oraz inne państwa, w których Vercel i jego podwykonawcy prowadzą operacje przetwarzania danych); DNS, reverse proxy, CDN i ochrona ruchu: Cloudflare, Inc. (Stany Zjednoczone oraz inne państwa, w których działa globalna infrastruktura Cloudflare);
dostawcy poczty i narzędzi komunikacji: OVHcloud (Unia Europejska; dokładna lokalizacja infrastruktury zależy od wariantu usługi wybranego w panelu OVHcloud);
dostawcom narzędzi IT, kopii zapasowych, zarządzania projektami lub repozytoriów — Administrator korzysta z usług dostawców infrastruktury informatycznej, w szczególności Vercel Inc. w zakresie hostingu, udostępniania i technicznego zabezpieczenia strony, Cloudflare, Inc. w zakresie obsługi autorytatywnego DNS, OVHcloud w zakresie utrzymania poczty elektronicznej oraz Supabase w zakresie uwierzytelniania użytkowników, bazy danych, synchronizacji danych i przechowywania plików aplikacji Utrwal.app. Dostawcy mogą przetwarzać dane techniczne, takie jak adres IP, data i czas połączenia, żądany adres, identyfikatory żądań, informacje o urządzeniu i oprogramowaniu, dane uwierzytelniające, zdarzenia bezpieczeństwa oraz dane diagnostyczne, wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia, utrzymania i zabezpieczenia usług.;
księgowości, kancelariom, doradcom podatkowym, audytorom i ubezpieczycielom;
bankom, operatorom płatności lub Apple, jeżeli dana transakcja ich dotyczy;
podwykonawcom zaangażowanym w projekt, jeżeli jest to niezbędne i zgodne z umową;
organom publicznym i sądom, gdy ujawnienie wynika z prawa lub prawnie wiążącego żądania.

Podmioty przetwarzające działają na podstawie umowy lub innego instrumentu wymaganego przez art. 28 RODO. Niektóre podmioty, w szczególności bank, urząd lub niezależny doradca, mogą działać jako odrębni administratorzy.

10. Przekazywanie danych poza EOG

Stan faktyczny i zabezpieczenia transferów: W związku z korzystaniem z usług Vercel Inc., Cloudflare, Inc. oraz Supabase dane osobowe lub dane techniczne mogą być przetwarzane w Stanach Zjednoczonych, Singapurze lub innych państwach poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Dane użytkowników aplikacji przechowywane w bazie projektu Supabase są utrzymywane w wybranym regionie projektu w Unii Europejskiej, natomiast dane dotyczące obsługi usługi, bezpieczeństwa, wsparcia lub podwykonawców mogą podlegać przetwarzaniu transgranicznemu. Przekazywanie danych odbywa się na podstawie mechanizmów przewidzianych w RODO, odpowiednio decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej lub innych prawnie dopuszczalnych zabezpieczeń. Informacje o stosowanych zabezpieczeniach można uzyskać, kontaktując się z administratorem..

Jeżeli dostawca przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, Minkby stosuje właściwy mechanizm z rozdziału V RODO, w szczególności decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, standardowe klauzule umowne i — gdy wymagane — dodatkowe środki techniczne i organizacyjne. Informację o podstawie transferu lub kopię odpowiedniego zabezpieczenia można uzyskać pod [email protected], z uwzględnieniem ochrony tajemnic i praw innych osób.

11. Cookies i podobne technologie

Aktualna konfiguracja Serwisu nie używa opcjonalnych cookies analitycznych, reklamowych ani marketingowych. Szczegóły opisuje Polityka cookies. Stan ten powinien być okresowo weryfikowany skanem produkcyjnej domeny, ponieważ technologie mogą zostać dodane przez zmianę kodu lub infrastruktury.

12. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

Minkby nie podejmuje wobec użytkowników Serwisu decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotne skutki wyłącznie w sposób zautomatyzowany. Serwis nie profiluje użytkowników do celów reklamy behawioralnej.

13. Prawa osoby, której dane dotyczą

Na warunkach RODO przysługują prawa:

dostępu do danych i uzyskania ich kopii;
sprostowania danych;
usunięcia danych;
ograniczenia przetwarzania;
przenoszenia danych — gdy przetwarzanie opiera się na zgodzie lub umowie i odbywa automatycznie;
sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją;
bezwarunkowego sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego;
cofnięcia zgody w dowolnym momencie, gdy zgoda jest podstawą, bez wpływu na wcześniejszą zgodność przetwarzania;
niepodlegania decyzji opartej wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu w przypadkach określonych w art. 22 RODO;
wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Żądanie można wysłać na [email protected]. Minkby może poprosić o informacje konieczne do bezpiecznej weryfikacji tożsamości. Weryfikacja powinna być proporcjonalna i nie prowadzić do zbierania nadmiarowych danych.

14. Dobrowolność podania danych

Podanie danych w zwykłym zapytaniu jest dobrowolne, lecz brak adresu zwrotnego lub informacji koniecznych do oceny sprawy może uniemożliwić odpowiedź. Dane wymagane przez prawo, umowę lub rozliczenie mogą być warunkiem zawarcia lub wykonania umowy; informacja o tym zostanie podana w odpowiednim kontekście.

15. Bezpieczeństwo

Minkby stosuje środki adekwatne do ryzyka, które mogą obejmować szyfrowanie transmisji, kontrolę dostępu, aktualizacje, kopie zapasowe, ograniczenie uprawnień, rejestrowanie zdarzeń i umowy z dostawcami. Żaden system nie gwarantuje całkowitego bezpieczeństwa. Użytkownik nie powinien przesyłać haseł, kodów uwierzytelniających ani pełnych danych płatniczych.

16. Dane dzieci

Serwis korporacyjny nie jest kierowany specjalnie do dzieci i nie prowadzi ich kont. Jeżeli Minkby dowie się, że otrzymał dane dziecka bez właściwej podstawy i bez potrzeby, podejmie kroki w celu ich usunięcia lub ograniczenia. Samo przeglądanie publicznych treści nie wymaga podania wieku.

17. Linki zewnętrzne

Po przejściu do App Store, e-photo.eu lub innej zewnętrznej domeny administratorem i podmiotem odpowiedzialnym za technologie tej domeny jest jej operator. Minkby nie kontroluje ustawień cookies i danych zbieranych po opuszczeniu Serwisu.

18. Zmiany Polityki

Polityka może zostać zmieniona, gdy zmienia się prawo, dane Spółki, dostawcy, zakres Serwisu albo sposób przetwarzania. Nowa wersja jest publikowana z datą aktualizacji. Zmiana Polityki nie legalizuje wstecz przetwarzania, które wymagało innej podstawy lub informacji.